¿Qué es la gestión del tiempo?
Antes de hablar de las estrategias más eficaces para gestionar tu tiempo en la oficina, es necesario que definamos qué es la gestión del tiempo. Esta se puede sintetizar como la practica para organizar tu trabajo, asegurándote de que estás utilizando tu tiempo de la manera más eficaz y consciente posible.
Uno de los beneficios principales de la gestión del tiempo es que este recurso puede aumentar tu productividad y por ende los resultados para organizar mejor tu trabajo. Así como ayudarte a mejorar la capacidad de establecer prioridades día con día, sin dejar de lado el descanso y el cuidado personal.
Las estrategias de gestión del tiempo te ayudan a establecer límites de tiempo en el trabajo, a abordar una tarea a la vez y a programar tu día de una manera más consciente.
5 estrategias para gestionar tu tiempo en la oficina
Una de las maneras las eficientes para empezar a mejorar tus habilidades de gestión de tiempo es incorporar una estrategia que vaya con tus rutinas diarias, tanto dentro de la oficina como en casa. Aquí te compartimos las 5 principales de las que podrás elegir y hacer pruebas para elegir la que mejor se adapte a tus días y así mejorar tu organización.
Esta estrategia de gestión de tiempo está orientada hacia los objetivos finales del trabajo dentro de los bloques de tiempo que establezcas o los “timesboxes”. Es de las estrategias más efectivas y ayuda muchísimo cuando no estás seguro de cuanto tiempo le dedicas a cada tarea y deseas incluir en tu lista más pendientes de manera más organizada.
Esta técnica de timeboxing te ayudará a dividir las tareas grandes en partes más pequeñas y luego finalizar esas partes en un período de tiempo razonable.
A cada tarea que debas realizar, deberás asignarle su propio bloque de tiempo específico
Por ejemplo, si vas a realizar un reporte de datos, piensa en la última vez que trabajaste uno y establece el tiempo para hacer la base del documento. Luego toma un descanso y define otro periodo de tiempo para trabajar la edición y mejoras del reporte. Al dividir tu tiempo y el trabajo en partes más pequeñas, lograrás un progreso constante hasta lograr tu objetivo final, ya sea en días o semanas.
El time blocking es similar al timeboxing, pero en lugar de programar un tiempo específico para cada tarea individual, lo que harás será separar períodos establecidos de tu calendario para dedicarlo a trabajos relacionados. Cuando utilizas el time blocking para programar tu trabajo, estás dividiendo la semana laboral de manera efectiva en espacios de tiempo independientes en los que puedes trabajar en proyectos, comunicarte con compañeros de trabajo, tomar un descanso o incluso hacer ejercicio.
La técnica de time blocking puede ayudarte a dedicar más tiempo al trabajo profundo y a trabajar de manera fluida, porque puedes concentrarte sin ser interrumpido.
Para crear un bloque de tiempo, comienza por determinar cuáles son tus prioridades diarias o semanales. Luego, agrupa las tareas similares para que puedas trabajar en ellas en un bloque de tiempo. Finalmente, prueba programar bloques de tiempo de concentración en tu calendario que te ayuden a ceñirte al programa de bloques de tiempo que has establecido.
El método Pomodoro te ayuda a abordar el trabajo en períodos cortos y luego tomar descansos entre sesiones de trabajo. La estrategia Pomodoro de gestión del tiempo es particularmente útil porque fomenta de manera activa los descansos regulares, que son buenos para mantener la motivación y son beneficiosos para el cerebro.
De hecho, las investigaciones sugieren que tomar descansos hace que las personas sean más creativas. Para utilizar el método Pomodoro, necesitas un temporizador, una lista de tareas pendientes priorizadas y la función de “desactivar” tus notificaciones.
Comienza configurando tu temporizador en 25 minutos e intenta dedicar ese tiempo exclusivamente a trabajar en una tarea; en la medida de lo posible, evita revisar tus mensajes de texto o redes sociales. Luego, una vez que se cumpla el tiempo, tómate un descanso de cinco minutos. Lo ideal sería que intentes hacer algo físico durante tu descanso, como tomar un refrigerio o levantarte para estirarte, pero está bien si revisas tus dispositivos o miras si intentaron contactarte por algún tema importante mientras estabas concentrado en tu tarea.
Repite cuatro veces el proceso de trabajar durante 25 minutos y luego tomar un descanso de cinco minutos. Luego, después de la cuarta sesión de trabajo, tómate un descanso más largo de 20 a 30 minutos.
La estrategia de gestión del tiempo “No lo dejes para mañana” te alienta a abordar las tareas extensas o complejas primero, antes de trabajar en el trabajo menos importante o menos urgente.
Esta estrategia es especialmente útil si divides tus días entre el trabajo regular diario y las tareas de alta prioridad. Con el método “No lo dejes para mañana”, puedes asegurarte de realizar tu trabajo más importante todos los días. Para comenzar con esta estrategia de gestión del tiempo, asegúrate de dar seguimiento a tu trabajo y sus prioridades en una herramienta centralizada.
Busca una manera de conectar tus tareas diarias a los objetivos de la empresa. De esa manera, puedes identificar mejor qué tareas priorizar todos los días y asegurarte de hacer esas tareas pendientes primero. Luego, una vez que hayas hecho el trabajo más difícil, podrás continuar con el resto de tu trabajo.
El principio de Pareto es lo opuesto al método “No lo dejes para mañana”. Esta estrategia te alienta a terminar rápido las tareas sencillas para que puedas sentirte más realizado y motivado cuando vas comenzando tu día.
A menudo se lo llama la “regla 80/20”; el principio de Pareto tiene una regla fundamental: dedicas el 20 % de tu tiempo al 80 % de tu trabajo. Si puedes finalizar el 80 % de tus tareas relativamente rápido, liberarás tu día de trabajo para abordar el 20 % del trabajo que te tomará el 80 % de tu tiempo.
¿Con cuál de estas estrategias te sientes más identificado? Ahora que ya conoces las 5 estrategias para gestionar tu tiempo en la oficina, será ideal que las pongas en práctica. En The Park Offices, además, contreras con áreas, relax y amenidades donde podrás llevar a cabo estas estrategias de gestión de tiempo.
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